La OPS en Ecuador ha modernizado sus procesos administrativos y logísticos mediante la integración de recursos tecnológicos, alineándose con la política OPS Verde y la acción 2.09 de la iniciativa de OPS Adelante 2.0 que busca documentar y compartir buenas prácticas en la gestión de eventos.
30 de enero de 2025. — En noviembre de 2024, la oficina inició una revisión de sus procesos manuales relacionados con el registro de asistencia a eventos y actividades, así como el pago de viáticos y servicios relacionados con estos, los cuales eran respaldados a través de listados de asistencias en papel. El objetivo principal fue optimizar el control de los pagos, incrementar la eficiencia administrativa y garantizar la conservación de información clave sobre los participantes en reuniones técnicas estratégicas.
Para abordar estos desafíos, OPS Ecuador adoptó Microsoft Forms, una herramienta que permite la creación de formularios personalizados adaptados a las necesidades de cada actividad. Los formularios generan enlaces y códigos QR que se exhiben en puntos estratégicos, como mesas de registro, pantallas LED o presentaciones visuales previas al evento. Esto facilita que los asistentes registren su información directamente desde sus dispositivos móviles antes del inicio de la actividad.
Entre noviembre y diciembre de 2024, se realizaron ejercicios piloto en eventos regionales e interregionales con más de 430 participantes, tanto presenciales como virtuales. Los resultados superaron las expectativas:
- Se eliminó casi por completo el uso de papel.
- Se evitaron pérdidas de registros y errores asociados con datos ilegibles.
- Las aglomeraciones en las mesas de registro disminuyeron, reduciendo la necesidad de personal asignado a esta tarea.
Además, la información recopilada se exporta automáticamente a hojas de cálculo de Excel, lo que permite organizar, filtrar y verificar los datos de manera más eficiente. Este proceso redujo en un 80% el tiempo para revisar registros, comparado con el método manual. Como resultado, la verificación y el reporte de pagos se realizan con mayor rapidez, evitando tareas duplicadas y mejorando los tiempos de respuesta entre la organización y los proveedores de servicios.
Junto a esta transformación digital, el material necesario para eventos también se encuentra disponible en línea y accesible mediante códigos QR, promoviendo así una gestión más sostenible y práctica.
La OPS Ecuador espera que esta iniciativa pueda servir como modelo para otras oficinas de la región y se encuentra disponible para brindar apoyo y acompañamiento en la implementación de estas innovaciones tecnológicas.
