El GAE EPV se reunirá normalmente al menos dos veces al año, una reunión presencial y otra virtual, con un quórum de dos tercios de sus miembros y siendo el inglés y el español los idiomas de trabajo. Las reuniones podrán celebrarse en sesión abierta o cerrada, según decida el presidente del grupo asesor en consulta con la OPS. Las sesiones que traten de la formulación de recomendaciones o asesoramiento a la OPS estarán restringidas a los miembros del GAE EPV y al personal esencial de la secretaría de la OPS (sesión cerrada).
La OPS puede invitar a personas externas a asistir a las sesiones abiertas como «observadores» a título personal o como representantes de una institución gubernamental o intergubernamental, o de un actor no estatal. Los observadores no participarán en el proceso de adopción de decisiones y recomendaciones del GAE EPV. Se pedirá a los observadores que completen un acuerdo de confidencialidad y un formulario de declaración de intereses antes de asistir a una sesión del GAE EPV. Las invitaciones a observadores que asistan en calidad de representantes de agentes no estatales estarán sujetas a la debida diligencia interna y a consideraciones sobre conflictos de intereses de conformidad con el Marco para la Colaboración con Agentes no Estatales. También, se podrá solicitar a los observadores invitados en calidad de representantes que completen un compromiso de confidencialidad. Normalmente, los observadores asistirán a las reuniones del GAE EPV a sus expensas y serán responsables de realizar todos los preparativos al respecto.
Se espera una participación activa de los miembros del GAE EPV, incluso en grupos de trabajo, teleconferencias e interacción por correo electrónico. Antes de las reuniones del GAE EPV, se les podría solicitar revisión de documentación y aportes de sus puntos de vista para consideración del grupo.
El GAE EPV formulará sus recomendaciones por consenso. Si, en circunstancias excepcionales, no puede alcanzar consenso sobre una cuestión puntual, las opiniones minoritarias se reflejarán en el informe de la reunión. Los informes de cada reunión, así como un informe anual, serán presentados por el GAE EPV al director de la OPS, quien conservará el pleno control sobre cualquier decisión o acción relativa a cualquier propuesta, cuestión política u otros asuntos considerados por el GAE EPV.
Los miembros del GAE EPV no hablarán en nombre del GAE EPV ni de la OPS ni los representarán ante terceros. La OPS determinará los modos de comunicación del GAE EPV, incluso entre la OPS y los miembros del GAE EPV, y los miembros del GAE EPV entre sí.