A pandemia global da COVID-19 trouxe inúmeros desafios para os indivíduos e para as organizações que, devido ao teletrabalho por esta emergência de saúde pública sem precedentes na história, teve que reavaliar a sua forma de atuação de maneira que seu capital intelectual e operações atuassem em sintonia, e necessariamente com o apoio das TICs - tecnologias de informação e comunicação. Assim, a BIREME/OPAS/OMS lançou o Informativo Administrativo de Recursos Humanos, o Fique Por Dentro (IAdmRH_Fique Por Dentro) que no mês de agosto de 2021 contou com cinquenta e quatro edições.
O objetivo do IAdmRH_Fique Por Dentro é apoiar na efetividade da operação e implementação do programa de cooperação técnica BIREME/OPAS/OMS, por meio do compartilhamento de informação que destaque os desenvolvimentos e resultados em contexto intra e interinstitucional semanalmente. Mais especificamente, o informativo promove a aprendizagem em distintos níveis, dá visibilidade e valoriza os esforços individuais e coletivos, além de cooperar para a sustentação de uma equipe de alto desempenho e estimular o acesso às principais fontes de informação ou sites institucionais e de cooperação técnica da BIREME, destacando-se: Global Index Medicus (GIM), COVID-19 Database, Portal Regional da BVS, Portal da Rede BVS, DeCS/MeSH, LILACS, Curso online CCS e o Boletim BIREME pela cooperação técnica. E os sites de operação e gestão que são acessados apenas internamente como a Intranet OPAS, Intranet BIREME, Plano de Continuidade dos Negócios, Gestão de Riscos, Planejamento, Orçamento e Avaliação, DotProject e o Boletim PSI/TV Plasma.
Silvia de Valentin, Gerente GA, que com uma equipe intrainstitucional, é responsável pelo envio semanal do veículo, pontua que o informativo contribui para que todos tenham informação e conhecimento e também se sintam representados e incluídos nas principais atividades da semana, o que coopera com a organização das atividades e com a compreensão de como a contribuição individual se converte no todo que é a BIREME/OPAS/OMS. E ainda, para aquele que saiu de férias, ou de licença e está voltando para o trabalho, basta acessar o informativo para conhecer as principais atividades com praticamente um clique!
A dinâmica de intercâmbio se caracteriza pelo envio do informativo todas as segundas-feiras entre 8:00 e 8:30 da manhã impreterivelmente a todo o pessoal, que recebe o IAdmRH_Fique Por Dentro tanto pela lista geral de e-mails, quanto pelo aplicativo WhatsApp de mensagens instantâneas onde há um grupo com todos do Centro. A informação compartilhada é dividida por temas praticamente fixos e conexos com a pandemia, fortalecimento institucional, sustentabilidade, aprendizagem organizacional, cooperação técnica com os países, lançamentos de produtos e serviços, datas comemorativas, eventos e capacitações, programas e projetos, administração, e pessoal, entre outros. A mais recente edição fica disponível online e todas as edições estão armazenadas no boletim interno PSI da BIREME, enquanto um portal é construído para esta finalidade.
A BIREME/OPAS/OMS conta com larga experiência com a cooperação técnica virtual, entretanto, precisou ampliar as suas ações de comunicação internamente entre as equipes considerando a ausência de reuniões ou eventos presenciais, e a presença física e diária dos seus colaboradores nas instalações físicas do Centro. Essa ação tornou ainda mais efetiva a atuação com os seus sócios institucionais, em particular, no desenvolvimento e monitoramento dos seus projetos, produtos e serviços, pelo envolvimento das equipes considerando os distintos foros e canais de informação e comunicação disponíveis.
O IAdm de RH_Fique Por Dentro foi idealizado para apoiar nesta aproximação, e tem sido positivo, inclusive, porque depende da colaboração de todos no registro dos seus compromissos nas agendas online, elaboração e disponibilização das agendas de trabalho e também da atualização dos canais de comunicação institucionais. Ou seja, é mais um canal efetivo que apoia nos processos consolidados de comunicação e compartilhamento da informação e do conhecimento na BIREME/OPAS/OMS.
Segundo Diego González, Diretor da BIREME, “em tempos de pandemia e teletrabalho emergencial, onde não temos contato físico, atualizar as ações que ocorrem no dia a dia aproxima as pessoas e as mantém atualizadas; este tem sido o principal objetivo desta iniciativa, lançada pela Gerência Administrativa da BIREME e que tem contribuído não só para conhecer as atividades que são desenvolvidas pelos colaboradores do Centro, como também traz novidades relacionadas à emergência divulgadas pela OMS, sede da OPAS e a nível local. É uma iniciativa que, em minha opinião, se torna uma boa prática de comunicação, que vale a pena manter e replicar, inclusive em outras instâncias da Organização”.
Matéria relacionada
Boletim BIREME no 44. A infraestrutura de TI da BIREME e o uso das TICs no teletrabalho. 30 de maio de 2020. Disponível em: https://boletin.bireme.org/pt/2020/05/30/a-infraestrutura-de-ti-da-bireme-e-o-uso-das-tics-no-teletrabalho/
