La pandemia mundial de COVID-19 ha traído numerosos desafíos para individuos y organizaciones que, debido al teletrabajo por la emergencia de salud pública sin precedentes en la historia, tuvieron que reevaluar su forma de actuar para que su capital intelectual y sus operaciones actuaran en armonía, y necesariamente con el apoyo de las TIC - tecnologías de la información y comunicación. Así, BIREME/OPS/OMS lanzó el Informe Administrativo sobre Recursos Humanos, el Fique por Dentro (IAdmRH_Fique por Dentro), que en agosto de 2021 tuvo cincuenta y cuatro ediciones.
El objetivo del IAdmRH_Fique por Dentro es apoyar la efectividad de la operación e implementación del programa de cooperación técnica BIREME/OPS/OMS, a través del intercambio de información que destaque semanalmente los desarrollos y resultados en un contexto intra e interinstitucional. Más específicamente, el boletín promueve el aprendizaje a diferentes niveles, da visibilidad y valora los esfuerzos individuales y colectivos, además de cooperar para apoyar a un equipo de alto rendimiento y estimular el acceso a las principales fuentes de información o sitios institucionales y de cooperación técnica de BIREME, destacados: el Global Index Medicus (GIM), la Base de Datos COVID-19, el Portal Regional de la BVS, el Portal de la Red BVS, DeCS/MeSH, LILACS, el curso en línea CSS y el Boletín BIREME para la cooperación técnica. Y los sitios web de operación y gestión a los que se accede solo internamente como la Intranet de la OPS, Intranet de BIREME, Plan de Continuidad de Negocios, Gestión de Riesgos, Planificación, Presupuesto y Evaluación, DotProject y el Boletín PSI/TV Plasma.
Silvia de Valentín, Gerente GA, quien, con un equipo institucional, es responsable del envío semanal del vehículo, señala que el boletín contribuye para que todos tengan información y conocimiento y además se sientan representados e incluidos en las principales actividades de la semana, lo que coopera con la organización de las actividades y con la comprensión de cómo el aporte individual se convierte en el todo que es BIREME/OPS/OMS. Además, para aquellos que se fueron de vacaciones, o de licencia y están regresando al trabajo, ¡basta con acceder el informe para conocer las principales actividades con prácticamente un clic!
La dinámica de intercambio se caracteriza por enviar el informe todos los lunes entre las 8:00 y las 8:30 a más tardar a todo el personal, que recibe el IAdmRH_Fique por Dentro tanto por la lista general de correos electrónicos, como por la aplicación de mensajería instantánea WhatsApp donde hay un grupo con todo el equipo del Centro. La información compartida se divide en temas practicamente fijos y relacionados con la pandemia, fortalecimiento institucional, sostenibilidad, aprendizaje organizacional, cooperación técnica con países, lanzamientos de productos y servicios, fechas conmemorativas, eventos y capacitaciones, programas y proyectos, administración y personal, entre otros. La última edición queda disponible en línea y todas las ediciones se almacenan en el boletín interno de PSI de BIREME, mientras que se construye un portal para este propósito.
BIREME/OPS/OMS tiene amplia experiencia con la cooperación técnica virtual, sin embargo, tuvo que ampliar sus acciones de comunicación internamente entre los equipos considerando la ausencia de reuniones o eventos presenciales, y la presencia física y diaria de sus empleados en las instalaciones físicas del Centro. Esta acción hizo aún más eficaz la actuación con sus socios institucionales, en particular, en el desarrollo y monitoreo de sus proyectos, productos y servicios, mediante la participación de los equipos que consideran los diferentes foros y canales de información y comunicación disponibles.
El IAdm de RH_Fique por Dentro fue concebido para apoyar esta aproximación, y ha sido positivo, incluso porque depende de la colaboración de todos en el registro de sus compromisos en las agendas en línea, preparación y disposición de agendas de trabajo y también en la actualización de los canales institucionales de comunicación. Es decir, es otro canal eficaz que apoya los procesos consolidados de comunicación e intercambio de información y conocimiento en BIREME/OPS/OMS.
Según Diego González, Director de BIREME, “en tiempos de pandemia y teletrabajo de emergencia, donde no tenemos contacto físico, actualizar las acciones que ocurren en la vida cotidiana une a las personas y las mantiene actualizadas; este ha sido el principal objetivo de esta iniciativa, puesta en marcha por la Gerencia de BIREME y que ha contribuido no solo a conocer las actividades que desarrollan los empleados del centro, sino que también trae noticias relacionadas con la emergencia divulgadas por la OMS, la sede de la OPS y a nivel local. Es una iniciativa que, en mi opinión, se convierte en una buena práctica de comunicación, que vale la pena mantener y replicar, incluso en otras instancias de la Organización”.
Materia relacionada
Boletín BIREME n. 44. La infraestructura de TI de BIREME y el uso de las TIC en el teletrabajo. 30 de mayo de 2020. Disponible en: https://boletin.bireme.org/pt/2020/05/30/a-infraestrutura-de-ti-da-bireme-e-o-uso-das-tics-no-teletrabalho/
