O Centro Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde da Organização Pan-Americana da Saúde/Organização Mundial da Saúde (BIREME/OPAS/OMS) desenvolve produtos e serviços de informação científica e técnica em saúde por meio da formalização de convênios relacionados a projetos de cooperação técnica com os países da Região nas áreas de ensino e pesquisa. A OPAS/OMS, o Ministério da Saúde do Brasil (MS) e instituições governamentais nacionais são os principais parceiros institucionais da BIREME ao longo dos 54 anos de existência do Centro.
Para gerenciar e monitorar os projetos em questão, a BIREME desenvolveu e aperfeiçoou uma metodologia e controles eficazes que permitem o acompanhamento do estado de desenvolvimento destes projetos e da utilização dos recursos financeiros neles envolvidos, a apresentação de relatórios de resultados, seu prazo de vigência, e a comunicação eficaz entre as equipes internas do Centro e as contrapartes envolvidas. Configura, assim, uma forma participativa, transparente e consistente para garantir o alcance dos resultados pactuados entre as partes.
A seguir, os componentes que constituem a gestão de projetos na BIREME/OPAS/OMS:
- Mapeamento das fases que caracterizam a elaboração de propostas, aprovação, acompanhamento e gestão de projetos;
- Controle formatado para levantamento de custos;
- Proposta de projetos em formato estabelecido com numeração de controle para apresentação à contraparte potencial;
- Operação do Sistema DotProject para registro do progresso técnico e acompanhamento pelos pontos focais das contrapartes;
- Elaboração e envio de relatórios de resultados;
- Reuniões quinzenais de acompanhamento com equipes internas;
- Reuniões regulares com os pontos focais das contrapartes nacionais; e
- Divulgação dos resultados nos Canais de Comunicação formais do Centro.
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Ressalta-se que este conjunto de componentes e ações permite monitorar e compartilhar o andamento dos projetos com as equipes internas e com as contrapartes, para o efetivo alcance dos resultados por todos os envolvidos. Nas reuniões quinzenais com os colaboradores dedicados a cada um dos projetos em desenvolvimento, atualiza-se o estado de formalização das propostas, são compartilhados os avanços de desenvolvimento, e eventuais problemas que possam interferir nas entregas e que requeiram apoio para que se dê continuidade. As aquisições relacionadas são registradas no sistema PMIS de gestão financeira da OPAS/OMS, alinhadas com as políticas e procedimentos da Organização.
Silvia Almeida de Valentin, Gerente GA, salientou que mesmo durante o teletrabalho emergencial devido à pandemia global de COVID-19, a BIREME alcançou resultados significativos com as contrapartes nacionais e equipes da BIREME, devido aos seus esforços na gestão de projetos e comunicação eficaz, embora à distância, o que permitiu inclusive a obtenção de resultados em consenso, desembolsos financeiros previstos, e também a formalização de novos projetos.
No primeiro semestre de 2021 destacaram-se os seguintes esforços: Legisalud Argentina; Curso de Comunicação Científica em Língua Portuguesa, BVS Atenção Primária à Saúde (BVS APS); e-BlueInfo; Perfis de Países; Rede de Pareceristas; Curso Online em Leishmaniose; Evid@Easy; DeCS/MeSH Finder; Seleção de revistas LILACS; entre outros.
Assim, no biênio 2020-2021, a BIREME também conta com recursos regulares da OPAS, com mais de 20 termos de cooperação em coordenação com a OPAS/OMS Brasil e mais de dez projetos com Departamentos do Escritório Central, Oficinas em Países da OPAS, e também com a OMS em Genebra, garantindo uma gestão abrangente e eficaz das fontes de financiamento do Plano de Trabalho Bianual 2020-2021 (PTB 20-21) projetado para o Centro.
