NEUTRAL — CONFIDENCIAL — INFORMAL — INDEPENDIENTE
¿Cuál es la misión de la Oficina de Ombuds?
La misión de la Oficina del Ombudsman es proporcionar asistencia a los empleados en el manejo y resolución de conflictos, problemas y retos relacionados con el trabajo en un ambiente seguro y privado.
El trabajo del Ombudsman se basa en cuatro pilares: neutralidad, confidencialidad, independencia e informalidad. La Oficina del Ombudsman aboga por importantes valores y principios institucionales (justicia, civismo, respeto, integridad) y los procesos justos. La Oficina del Ombudsman se guía por terminos de referencia específicos y por el Reglamento y Estatuto del Personal de la OPS.
¿A quién rinde cuentas la Oficina de Ombuds?
El Ombudsman es nombrado por la Directora, con la recomendación del Comité de Selección de Alto Nivel, que incluye la participación de la Asociación de Personal. La Oficina de Ombuds es funcionalmente independiente de cualquier otra parte de la Organización y rinde cuentas al Director Adjunto solamente en cuestiones administrativas. La Oficina de Ombuds debe de ser independiente en estructura, funciones y apariencia.
¿Qué nivel de autoridad tiene la Oficina de Ombuds?
La Oficina de Ombuds tiene acceso directo a la Directora así como a todos los archivos concernientes al personal (excepto los informes médicos), y actúa de manera informal (de ex-oficio) con el objetivo de solucionar asuntos, no dicta reglamentos o toma decisiones en nombre de la organización, ni tampoco participa en procesos formales.
La neutralidad es una piedra angular de la Oficina; escucha atentamente y ayuda a identificar y estudiar las opciones, facilita las discusiones, elabora estrategias y media cuando es posible. La Oficina puede dirigir a quienes acuden a ella a otros recursos de la Organización o ajenos a esta, como abogados o consejeros, la Oficina de Ética, la Asociación de Personal, el servicio de Recursos Humanos, el Servicio de Asistencia al Personal, el Grupo de Examen de Reclamaciones o la Junta de Apelación.
Mediante la publicación de un informe anual y en otras ocasiones, la Oficina de Ombuds identifica los temas recurrentes, informa sobre las tendencias y los modelos observados con el transcurso del tiempo y formula las recomendaciones que pueden conducir a cambios de las políticas, las normas, los reglamentos y los procedimientos.
¿Cuál es el nivel de confidencialidad de la Oficina de Ombuds?
Se garantiza la confidencialidad a todos aquellos que acudan a la Oficina de Ombuds, salvo en las situaciones en las que haya "riesgo inminente de daño grave". La Oficina de Ombuds no compartirá ningún tipo de información ni identificará, de ningún modo, a quienes acudan a ella, sin el conocimiento y permiso de tales personas. La oficina no mantiene archivos en nombre de la Organización./p>
¿Quién puede usar los servicios de la Oficina de Ombuds?
Cualquier persona que trabaje para la OPS en un lugar de trabajo de la OPS, independientemente del tipo o duración de su contrato, tiene derecho a la asistencia de la Oficina de Ombuds en cualquier momento. La comunicación con la Oficina de Ombuds es totalmente voluntaria.
¿Cuándo es necesario comunicarse con la Oficina de Ombuds?
Debe hacerlo cuanto antes en caso de que necesite ayuda con una cuestión o inquietud relacionada con el trabajo, por ejemplo:
- si tiene un problema en el trabajo, no está seguro de adónde acudir y quiere comentar la cuestión en un clima informal con garantía de confidencialidad;
- si necesita información acerca de una regla, reglamentación o política en la OPS, si cree que ha sido tratado injustamente o que se está aplicando incoherente o incorrectamente una regla, reglamentación o política;
- si está pasando un momento difícil con un colega o supervisor;
- si no sabe con seguridad adónde ir o a quién acudir pero quiere conversar con alguien.
¿Cómo puede ponerse en contacto con la Oficina de Ombuds?
Por correo electrónico, en la siguiente dirección: navarrofer@paho.org