El Repositorio Institucional para Intercambio de Información (IRIS – por su sigla en inglés: Institutional Repository for Information Sharing) tiene como objetivo central facilitar el acceso gratuito en formato digital a la producción científico-técnica de la Organización Panamericana de la Salud (OPS) producida por las áreas técnicas de la Oficina Central, Oficinas de Países y Centros Panamericanos, así como los mandatos de los Cuerpos Directivos de la Organización junto a sus Estados Miembros. IRIS se consolida como la biblioteca digital de la OPS al reunir los materiales producidos desde la creación de la Organización en 1902 hasta la actualidad – logrando que sea considerado la memoria viva de la institución.
IRIS centraliza la producción creando enlaces únicos a la literatura y permitiendo que la Organización pueda tener mejor información sobre el impacto del conocimiento generado. Estos enlaces son entonces utilizados en la página web de la OPS, bien como difundidos vía redes sociales. Además, proporciona la recuperación de la información en buscadores en línea (browsers) y la integración con otros repositorios y bases de datos (como por ejemplo el Repositorio Global de la OMS y la Biblioteca Virtual en Salud). La plataforma tecnológica usada es el DSpace, implementada mundialmente de manera conjunta con el formato bibliográfico Dublin Core.
Esta página tiene el propósito de presentar la política general de la gestión, selección, descripción, publicación y preservación de la memoria científico-técnica de la Organización. IRIS resulta fundamental para garantizar la preservación y disponibilidad de la información técnica de la institución en la medida en que se aumenta el acceso en línea a la literatura producida por la Organización de forma efectiva y sostenible.
Tipología documental indexada en IRIS
- Mandatos de los Cuerpos Directivos
- Conferencia Sanitaria Panamericana, Comité Ejecutivo, Consejo Directivo, Subcomité de Programa, Presupuesto y Administración y Subcomité Especial sobre la Mujer, la Salud y el Desarrollo.
- Publicaciones científicas y documentos técnicos
- Publicaciones científicas seriadas, publicaciones y documentos técnicos en general. Adicionalmente, informes de reuniones técnicas, así como traducciones de documentos de la OMS.
- Artículos de la Revista Panamericana de Salud Pública
- Creada en 1922 con el título de Boletín de la Oficina Sanitaria Panamericana.
- Artículos de boletines técnicos históricos publicados por la Oficina Central, las Oficinas de Países y los Centros Panamericanos.
- Material multimedia
- Fotos históricas de la Organización.
- Premios, distinciones y reconocimientos recibidos por la OPS de autoridades nacionales e internacionales por mérito de la cooperación técnica brindada en la región de las Américas.
Gobernanza
Conforme establecido por la Política de Publicaciones de la OPS, IRIS es la plataforma oficial para la literatura científico-técnica de la Organización y está a cargo del departamento de Evidencia e Inteligencia para la Acción en Salud y de la unidad de Ciencia y Conocimiento para el Impacto (EIH/SK, por sus siglas en inglés: Evidence and Intelligence for Action in Health/Science and Knowledge for Impact), que también coordina las acciones de Memoria Institucional de la OPS.
La gestión de IRIS se realiza mediante el trabajo conjunto con el área de Publicaciones y los departamentos de Comunicación (CMU) y Tecnologías de la Información (ITS). Este trabajo asegura la aplicación de políticas, procedimientos de seguridad, estándares, tecnologías y sistemas.
La creación de nuevas comunidades y colecciones, y la indexación y publicación de documentos son realizadas por el equipo de EIH/SK.
Publicación de documentos en IRIS
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Producción de autoría de la OPS o coautoría (desde que la OPS tenga los derechos de archivamiento).
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Acceso gratuito y público. Quedan automáticamente excluidos documentos sigilosos, y de circulación restringida a la OPS.
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Versión definitiva y oficial. Quedan automáticamente excluidos los documentos preliminares o en borrador.
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Las publicaciones deben estar aprobadas por el área de Publicaciones, así como presentar la página legal (copyright page) oficial.
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Formato digital preferencialmente con Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR – por su sigla en inglés, Optical Character Recognition) o e-Book (ePub). Todo el documento debe estar en un mismo archivo y no exceder los 10 MB de tamaño. Lo ideal es subir archivos de un peso aproximado entre 5 y 7 MB.
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En caso de documentos disponibles en más de un idioma, se genera una sola entrada (registro) considerando los distintos metadatos e incorporando los ficheros (archivos) respectivos a los idiomas disponibles. IRIS genera enlaces únicos para cada fichero subido, lo que garantiza la generación de métricas individuales.
La indexación de documentos en IRIS es responsabilidad de EIH/SK. Los documentos deben llegar al equipo a través del sistema de publicación interno de la Organización.
Los documentos disponibles en IRIS serán visualizados y descargados de forma libre y gratuita, ingresando al Repositorio, sin necesidad de registro o autorización previa, siempre respetando las condiciones expuestas en las licencias de uso incluidas en la página legal de las mismas.
Las unidades técnicas de la OPS y usuarios externos deben utilizar el correo libraryhq@paho.org para solicitar documentos y/o buscar informaciones adicionales sobre IRIS.
Los documentos indexados en IRIS podrán ser retirados a solicitud del área técnica, Oficina Legal, área de Publicaciones o EIH/SK, en los siguientes casos: por error en el contenido, duplicación del documento, o cualquier otro motivo que justifique y sin previo aviso.
Los documentos en IRIS están organizados en Comunidades, Sub comunidades y Colecciones, donde se refleja la estructura organizacional de la OPS y de acuerdo con la tipología documental indexada, las cuales son creadas y administradas exclusivamente por EIH/SK. La estructura principal de IRIS es:
La descripción bibliográfica e indexación de los documentos en IRIS deben estar de acuerdo con los metadatos del formato Dublin Core y campos propios de acuerdo con las necesidades de la Organización.
Se utilizarán dos mecanismos de preservación a cargo del equipo de tecnología de la información, en coordinación con la administración del Repositorio: uno que permite garantizar la disponibilidad de los archivos de forma permanente, que se ejecuta en la plataforma y está asociado a una de las características del software DSpace; y el otro en forma de copia de seguridad, realizada periódica y externamente a este software.
Las principales tareas regulares previstas en el IRIS consisten en las siguientes:
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Copias de seguridad frecuentes.
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Vigilancia y conversión de formatos de archivo.
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Actualización periódica del software que sustenta al repositorio, para obtener la innovación y nuevas funcionalidades.
La integración de IRIS con otros repositorios y/o bases de datos se da a través del protocolo OAI-PMH. Juntamente con CMU e ITS son configuradas las puertas de acceso de estas plataformas, de acuerdo con los criterios de seguridad de la información establecidos por la OPS.
Actualmente, solo se hace la cosecha con el Repositorio global de la OMS (IRIS Global) y con la instancia regional de Biblioteca Virtual en Salud (coordinada con la Asesora Jurídica de la OPS). Cualquier otra solicitud de integración con IRIS debe ser formalmente solicitada a EIH/SK y aprobada por la Asesora Jurídica.