O principal objetivo do Repositório Institucional para Compartilhamento de Informações (IRIS, na sigla em inglês: Institutional Repository for Information Sharing) é facilitar o livre acesso, gratuito e em formato digital, à produção técnico-científica da Organização Pan-Americana da Saúde (OPAS) produzida pelas áreas técnicas do escritório central, representações nos países e centros pan-americanos, bem como os mandatos dos Órgãos Diretores da Organização juntamente com seus Estados Membros. O IRIS se consolida como a biblioteca digital da OPAS ao reunir materiais produzidos desde a criação da Organização, em 1902, até o presente, tornando-se a memória viva da instituição.
O IRIS centraliza a produção, criando links exclusivos para a literatura citada e permitindo que a Organização tenha melhores informações sobre o impacto dos conhecimentos gerados. Em seguida, esses links são utilizados no site da OPAS e divulgados pelas redes sociais. Além disso, permitem recuperar informações em mecanismos de busca on-line (navegadores) bem como a integração com outros repositórios e bancos de dados (como o Repositório Global da OMS e a Biblioteca Virtual em Saúde). A plataforma tecnológica utilizada é o DSpace, implementada mundialmente utilizando o formato bibliográfico Dublin Core.
Esta página visa apresentar a política geral de gestão, seleção, descrição, publicação e preservação da memória técnico-científica da Organização. O IRIS é essencial para garantir a preservação e a disponibilização das informações técnicas da instituição, ao aumentar o acesso on-line à literatura produzida pela Organização de forma eficaz e sustentável.
Tipologia dos documentos indexados no IRIS
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Mandatos dos Órgãos Diretores
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Conferência Sanitária Pan-Americana, Comitê Executivo, Conselho Diretor, Subcomitê de Programa, Orçamento e Administração e Subcomitê sobre a Mulher, a Saúde e o Desenvolvimento.
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Publicações científicas e documentos técnicos
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Publicações científicas seriadas, publicações técnicas e documentos gerais. Além disso, relatórios de reuniões técnicas, bem como traduções de documentos da OMS.
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Artigos da Revista Pan-Americana de Saúde Pública
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Criada em 1922 com o nome Boletim da Organização Pan-Americana da Saúde.
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Artigos de boletins técnicos históricos publicados pela Sede, pelas representações nos países e pelos centros pan-americanos.
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Material multimídia
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Fotos históricas da Organização.
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Prêmios, distinções e reconhecimentos recebidos pela OPAS outorgados por autoridades nacionais e internacionais pelo mérito da cooperação técnica prestada na Região das Américas.
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Governança
Conforme estabelecido pela Política de Publicações da OPAS, o IRIS é a plataforma oficial para a literatura técnico-científica da Organização e está sob a responsabilidade do Departamento de Evidência e Inteligência para Ação em Saúde e da Unidade de Ciência e Conhecimentos para Impacto (EIH/SK, nas siglas em inglês: Evidence and Intelligence for Action in Health/ Science and Knowledge for Impact), que também coordena as ações da memória institucional da OPAS.
A gestão do IRIS é realizada por meio de um trabalho conjunto com a área de Publicações e os departamentos de Comunicação (CMU) e Tecnologia de Informação (ITS).
Este trabalho garante a aplicação de políticas, procedimentos de segurança, normas, tecnologias e sistemas. O gerenciamento do IRIS e a criação de novas comunidades e coleções, bem como a indexação e publicação de documentos, são realizados pela equipe do EIH/SK.
Publicação de documentos no IRIS
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As produções devem ser de autoria ou coautoria da OPAS (desde que a OPAS tenha os direitos de arquivamento).
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O acesso deve ser gratuito e público. Documentos confidenciais e documentos de circulação restrita à OPAS são automaticamente excluídos.
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Serão publicadas apenas versões finais e oficiais. Documentos preliminares ou rascunhos são automaticamente excluídos.
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As publicações devem ser aprovadas pela área de Publicações e incluir a página legal oficial (página de direitos autorais).
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Formato digital, preferencialmente com reconhecimento óptico de caracteres (OCR - na sigla em inglês: Optical character recognition) ou e-Book (ePub). Todo o documento deve estar em um só arquivo e não deve exceder 10 MB. O ideal é carregar arquivos com tamanho entre 5 e 7 MB.
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No caso de documentos disponíveis em mais de um idioma, gera-se uma única entrada (registro) que considera os diferentes metadados e incorpora os respectivos arquivos nos idiomas disponíveis. O IRIS cria links exclusivos para cada arquivo carregado, garantindo a geração de métricas individuais.
A indexação de documentos no IRIS é de responsabilidade de EIH/SK. Os documentos devem chegar à equipe por meio do sistema de publicação interno da Organização.
Os documentos hospedados no IRIS poderão ser visualizados e baixados de forma livre e gratuita por meio da plataforma do Repositório, sem necessidade de registro ou autorização prévia e sempre respeitando as condições estabelecidas nas licenças de uso incluídas na página legal.
As unidades técnicas da OPAS e os usuários externos devem usar o e-mail institucional libraryhq@paho.org para solicitar documentos e/ou obter informações adicionais sobre o IRIS.
Os documentos indexados no IRIS poderão ser retirados mediante solicitação da área técnica, da Assessoria Jurídica, da área de Publicações ou da EIH/SK em caso de erro no conteúdo, duplicação do item ou qualquer outro motivo que o justifique e sem aviso prévio.
O conteúdo do IRIS está organizado em Comunidades, Subcomunidades e Coleções, o que reflete a estrutura organizacional da OPAS de acordo com a tipologia documental indexada, que é criada e gerenciada exclusivamente por EIH/SK. A estrutura principal do IRIS é:
A descrição bibliográfica e a indexação de documentos no IRIS devem estar de acordo com os metadados do formato Dublin Core e conter campos próprios de acordo com as necessidades da Organização.
Dois mecanismos de preservação serão usados pela equipe de tecnologia da informação, em coordenação com a administração do Repositório: um que garante a disponibilidade permanente dos arquivos, executado na plataforma e associado a um dos recursos do software DSpace, e um backup realizado periodicamente e salvo fora desse software.
As principais tarefas regulares previstas no repositório incluem:
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Backups frequentes.
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Monitoramento e conversão dos formatos dos arquivos.
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Atualização periódica do software do Repositório para fins de inovação e inclusão de novas funcionalidades.
A integração do IRIS com outros repositórios e/ou bancos de dados é feita por meio do protocolo OAI-PMH. As portas de acesso dessas plataformas são configuradas juntamente com CMU e ITS, conforme os critérios de segurança da informação estabelecidos pela OPAS.
Atualmente, a coleta é feita apenas com o Repositório Global da OMS (IRIS Global) e com a instância regional da Biblioteca Virtual em Saúde (em coordenação com a Assessoria Jurídica da OPAS). Qualquer solicitação adicional de integração com o IRIS deve ser feita formalmente à EIH/SK e aprovada pela Assessoria Jurídica.