Propósito
Este documento tiene el propósito de establecer los lineamientos a seguir para la gestión, selección, descripción, publicación y preservación de la memoria científico-técnica de la Organización Panamericana de la Salud/Organización Mundial de Salud (OPS/OMS) a través de su Repositorio Institucional para Intercambio de Información (IRIS – por su sigla en inglés: Institutional Repository for Information Sharing).
IRIS resulta fundamental para garantizar la preservación y disponibilidad de la información técnica de la institución en la medida en que se aumenta el acceso en línea a la literatura producida por la Organización de forma efectiva y sostenible.
Objetivos de IRIS
El objetivo principal del IRIS es facilitar el acceso gratuito en formato digital a la producción científico-técnica de la Organización producida por las áreas técnicas de la Oficina Central, Oficinas de Países y Centros Panamericanos, así como los mandatos de los Cuerpos Directivos de la Organización junto a sus Estados Miembros.
IRIS se consolida como la biblioteca digital de la OPS/OMS al reunir los materiales producidos desde la creación de la Organización en 1902 hasta la actualidad – logrando que sea considerado la memoria viva de la institución.
De igual forma, el Repositorio centraliza la producción de la OPS/OMS creando enlaces únicos a la literatura y permitiendo que las unidades técnicas de la Organización puedan tener mejor información sobre el impacto del conocimiento generado. Estos enlaces son entonces utilizados en la página web de la Organización bien como difundidos vía redes sociales.
Finalmente, proporciona la recuperación de la información en buscadores en línea (browsers) y la integración con otros repositorios y bases de datos (como por ejemplo el Repositorio Global de la OMS y la Biblioteca Virtual en Salud). La plataforma tecnológica utilizada es el DSpace, implementada mundialmente de manera conjunta con el formato bibliográfico Dublin Core.
Alcance: tipología documental indexada en IRIS
- Mandatos de los Cuerpos Directivos
- Conferencia Sanitaria Panamericana, Comité Ejecutivo, Consejo Directivo y Subcomité de Programa, Presupuesto y Administración
- Conferencia Sanitaria Panamericana, Comité Ejecutivo, Consejo Directivo y Subcomité de Programa, Presupuesto y Administración
- Publicaciones científicas y documentos técnicos
- Publicaciones científicas seriadas, publicaciones y documentos técnicos en general e informes de reuniones técnicas, así como las traducciones de documentos de la OMS.
- Publicaciones científicas seriadas, publicaciones y documentos técnicos en general e informes de reuniones técnicas, así como las traducciones de documentos de la OMS.
- Artículos de la Revista Panamericana de Salud Pública
- Creada en 1923 con el título de Boletín de la Oficina Sanitaria Panamericana.
- Artículos de boletines técnicos históricos publicados por la Oficina Central, las Oficinas de Países y los Centros Panamericanos.
- Material multimedia
- Fotos históricas de la Organización.
- Premios, distinciones y reconocimientos recibidos por la OPS/OMS de autoridades nacionales e internacionales por mérito de la cooperación técnica brindada en la región de las Américas.
Utilidades de IRIS
- Recopilar, clasificar, organizar, preservar y difundir la producción científico-técnica de la OPS/OMS así como los mandatos de sus Cuerpos Directivos.
- Facilitar acceso público a contenidos, a partir de la búsqueda y navegación en el portal y a través de buscadores en línea.
- Informar a la comunidad de usuarios sobre documentos destacados, últimos recursos publicados y colecciones especiales.
Modelo de gobernanza
Conforme establecido por la Política de Publicaciones de la OPS/OMS, IRIS es la plataforma oficial para la literatura científico-técnica de la Organización y está a cargo del Departamento de Evidencia e Inteligencia para la Acción en Salud (EIH – por su sigla en inglés: Evidence and Intelligence for Action in Health) que también coordina las acciones de Memoria Institucional de la OPS/OMS.
A KM/EIH compete la coordinación general de IRIS así como la creación de nuevas comunidades y colecciones. El proceso de inclusión de documentos es descentralizado por medio de la capacitación constante de puntos focales de las Oficinas de Países y Centros Panamericanos. Todos los registros ingresados son revisados y luego aprobados (o rechazados) por KM/EIH.
Además, esta coordinación se realiza a través de un conjunto de actores, políticas, procedimientos, estándares, tecnologías y sistemas. La gestión de IRIS también se da en coordinación con los Departamentos de Comunicaciones (CMU) y Tecnología de Información (ITS), los cuales respectivamente actúan para garantizar la calidad de la interfaz gráfica, el cumplimento de estándares internacionales, la seguridad de la información, la administración del software y los recursos para el almacenamiento de la información, entre otras actividades regulares vinculadas.
Política de publicación de documentos
Los documentos son procesados de forma descentraliza en el Repositorio Institucional de la OPS/OMS por un conjunto de puntos focales debidamente capacitados por KM. Sin embargo, para lograr el control de calidad, todos los registros son validados por esta Unidad.
1.1 Requisitos básicos
- Producción de autoría de la OPS/OMS o coautoría (desde que la OPS tenga los derechos de archivamiento).
- Acceso gratuito y público. Quedan automáticamente excluidos documentos sigilosos, y de circulación restringida a la OPS.
- Versión definitiva y oficial. Quedan automáticamente excluidos los documentos preliminares o en borrador.
- Las publicaciones de la Oficina Central de la Organización deben estar aprobadas por Publicaciones así como presentar la página legal (copyright page) oficial.
- Formato digital preferencialmente con Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR – por su sigla en inglés, Optical Character Recognition) o e-Book (ePub). Todo el documento debe estar en un mismo archivo y no exceder los 10 MB de tamaño. Lo ideal es subir archivos de un peso aproximado entre 5 y 7 MB.
- En caso de documentos disponibles en más de un idioma, se genera una sola entrada (registro) considerando los distintos metadatos e incorporando los ficheros (archivos) respectivos a los idiomas disponibles. IRIS genera enlaces únicos para cada fichero subido, lo que garantiza la generación de métricas individuales.
1.2 Organización de contenidos (arquitectura de la información)
Los contenidos de IRIS están organizados en Comunidades, Subcomunidades y Colecciones donde se refleja la estructura organizacional de la OPS/OMS y de acuerdo con la tipología documental indexada, las cuales son creadas y administradas exclusivamente por KM/EIH. La estructura principal de IRIS es:
1.3 Depósito de documentos
Se establece que las áreas técnicas de la OPS/OMS deben depositar en IRIS única y exclusivamente los documentos producidos en su ámbito de competencia. Los documentos publicados por las unidades técnicas de la Oficina Central de la OPS/OMS, los Cuerpos Directivos y los artículos de la Revista Panamericana de Salud Pública son indexados exclusivamente por KM/EIH.
La revisión, publicación definitiva o veto de la publicación, en todos los casos, le corresponde a la instancia administradora del repositorio, KM/EIH. Se vetarán o rechazarán los trabajos que no cumplan con los requisitos mínimos establecidos. En este caso, la unidad técnica o punto focal responsable por el registro recibirá una notificación indicando el motivo y tendrá la posibilidad de retomar el proceso de depósito después de resolver los aspectos indicados por KM/EIH o desistir de la solicitud y eliminarlo del sistema. En caso de aprobación, se recibe una notificación en el sistema informando que el documento ha sido aprobado y publicado en IRIS.
En cuanto a las nuevas ediciones y revisiones que surjan de las versiones originalmente publicadas en el repositorio, las mismas requieren ser cargadas como publicaciones distintas, debido a que cuentan con un ISBN y/o fecha de publicación diferente. Es decir que las versiones/ediciones anteriores deben permanecer indexadas y disponibles en IRIS por razón de memoria institucional.
1.4 Definición de metadatos
La descripción bibliográfica e indexación de los documentos en IRIS deben estar de acuerdo con los metadatos del formato Dublin Core y campos propios de acuerdo con las necesidades de la Organización.
1.5 Acceso a los documentos
Las obras alojadas en IRIS serán visualizadas y descargadas de forma libre y gratuita ingresando a la plataforma del Repositorio en: http://iris.paho.org, sin necesidad de registro o autorización previa, siempre respetando las condiciones expuestas en las licencias de uso incluidas en la página legal de las mismas.
Las unidades técnicas y usuarios externos deben utilizar el email institucional libraryhq@paho.org para enviar documentos, solicitar documentos y/o buscar informaciones adicionales sobre IRIS.
1.6 Preservación de los metadatos y de los ficheros
Se utilizarán dos mecanismos de preservación a cargo del equipo de tecnología de la información, en coordinación con la administración del Repositorio: uno que permite garantizar la disponibilidad de los archivos de forma permanente, que se ejecuta en la plataforma y está asociado a una de las características del software DSpace; y el otro en forma de copia de seguridad, realizada periódica y externamente a este software.
Las principales tareas regulares previstas en el repositorio consisten en las siguientes:
- copias de seguridad frecuentes.
- vigilancia y conversión de formatos de archivo.
- actualización periódica del software que sustenta al repositorio, para obtener la innovación y nuevas funcionalidades.
1.7 Retiro de contenidos
Los contenidos depositados en IRIS podrán ser retirados a solicitud del área técnica, Oficina Legal o KM/EIH – gestión de Publicaciones, en los siguientes casos: por error en el contenido, duplicación del ítem, o cualquier otra razón que lo justifique y sin aviso previo.
1.8 Cosecha (harvesting) con otros repositorios/bases de datos
La integración de IRIS con otros repositorios y/o bases de datos se da a través del protocolo OAI-PMH. Juntamente con CMU e ITS son configuradas las puertas de acceso de estas plataformas, de acuerdo con los criterios de seguridad de la información establecidos por la OPS/OMS.
- Actualmente solo se hace harvesting con el Repositorio global de la OMS (IRIS Global) y con la instancia regional de Biblioteca Virtual en Salud (coordinada con Legal). Cualquier otra solicitud de integración con IRIS debe ser formalmente solicitada a KM/EIH y aprobada por la Oficina Legal de la OPS/OMS.